Deducir gastos sin comprobantes

Es común que las empresas, en especial las MiPymes, sigan contratando personas que trabajan por cuenta propia para adquirir sus servicios, pero desconocen las implicaciones de dicha transacción.

Lo primero a establecer es que la contratación de servicios provistos por profesionales independientes está sujetos a retenciones. Es recomendable aclarar ese dato al momento de la negociación, ya que, en el futuro puede generar fricciones cuando la persona física no reciba su pago completo.

Si el profesional independiente trabaja de manera informal, esto es, que no esté inscrito en la DGII ni autorizado a emitir comprobantes fiscales, lo normal sería que sea la propia empresa emita una factura con Número de Comprobante Fiscal (NCF) de Proveedor Informal (Código 11) para sustentar la transacción y poder considerar el gasto como una deducción admitida para fines de calcular el Impuesto Sobre la Renta (ISR). Bajo estas circunstancias hay que puntualizar dos cosas:

• Si la persona física que presta el servicio tiene un RNC activo en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) o ha sido autorizada a emitir comprobantes fiscales previamente, la empresa no podría aprovechar el gasto con el comprobante de proveedor informal ya, que lo más probable es, que la DGII haya bloqueado los comprobantes de la persona física para obligarla a ponerse al día en sus obligaciones. Sin la posibilidad de documentar el gasto con un comprobante valido, la empresa pierde la oportunidad de usar dicho gasto. Dado esto, es recomendable consultar la cedula de la persona que se pretende contratar, previo a la negociación, para poder evitar este tipo de situaciones.
• El mecanismo utilizado por la DGII al poner a la disposición de los contribuyentes el uso de los comprobantes de proveedores informales, desde mi punto de vista, busca que cada uno, al defender sus gastos para que puedan ser deducibles, exponga a los prestadores de servicios informales. ¿Cómo? Identificando al prestador del servicio con su cédula y aplicándole las retenciones que corresponden, requisitos fundamentales para poder tomar la deducción. A través de la remisión de envío de datos de la empresa contratante provee a la DGII los datos de esas personas que realizan operaciones comerciales sin pagar impuestos, teniendo la DGII la posibilidad de identificarlos y perseguirlos.

Es importante recordar que cuando se aplican retenciones, ya sea del ISR o del ITBIS, se debe emitir una carta que certifica dicha retención a favor del prestador del servicio, para que al momento de hacer sus propias declaraciones pueda tomar como crédito esas retenciones.